1. ¿Qué es el ROI y por qué importa cuando hablamos de software a medida?
El ROI es una forma de responder una pregunta muy concreta:
“¿Cuánta plata gano (o ahorro) por cada peso que invierto?”
En software a medida, el ROI no solo se trata de “vender más”. Muchas veces el retorno está en:
- Ahorrar horas (y reducir costos operativos)
- Disminuir errores (que generan pérdidas silenciosas)
- Aumentar capacidad para atender más clientes sin contratar más personas
- Evitar riesgos (fraudes, multas, pérdidas de información)
- Acelerar decisiones (mejor visibilidad del negocio)
Para empresas chilenas, esto es especialmente relevante porque muchas operaciones siguen dependiendo de planillas, correos, WhatsApp y procesos manuales que no escalan.
Fórmula clásica del ROI:
ROI=((Beneficios−Costos)/Costos)×100
El desafío no está en la fórmula. Está en definir bien “beneficios” y “costos”.
2. Qué costos debes incluir (y cuáles suelen quedar fuera)
Cuando una pyme evalúa software a medida, suele considerar el “precio del desarrollo” y listo. Pero para calcular ROI de verdad, hay que mirar el costo total (TCO).
Costos directos (los obvios)
- Diseño y desarrollo (web, móvil, integraciones)
- Infraestructura (cloud, hosting, bases de datos)
- Licencias (si aplica)
- Implementación y puesta en marcha
Costos indirectos (los que se olvidan)
- Horas internas del equipo (levantamiento, pruebas, validaciones)
- Capacitación y gestión del cambio
- Soporte y mantención evolutiva (mejoras y ajustes)
- Seguridad (controles, respaldos, monitoreo)
- Integraciones futuras (ERP, facturación, e-commerce, CRM)
Tip práctico: para pymes, una aproximación razonable es sumar un 10% a 25% del costo del proyecto como “costo de adopción” (tiempo interno + capacitación), dependiendo de cuántas áreas participan.
3. Qué beneficios sí cuentan (y cómo cuantificarlos sin volverse loco)
Un ROI sólido no necesita ser perfecto. Necesita ser honesto, trazable y conservador.
A) Ahorro de tiempo (convertido en dinero)
Si una tarea hoy demora 20 minutos y con el sistema baja a 5, el beneficio es la diferencia.
Cómo se calcula:
- Horas ahorradas al mes × costo hora promedio del equipo
Costo hora promedio estimado:
Puedes calcularlo como: sueldo bruto + costos asociados / horas mensuales.
Si no quieres entrar a ese detalle, usa un valor conservador (ej. $8.000–$15.000 CLP/hora según rol). Lo importante es que sea consistente.
B) Reducción de errores (y sus pérdidas asociadas)
Errores típicos:
- pedidos mal ingresados
- facturas duplicadas
- inventario descuadrado
- entregas fallidas
- devoluciones por mala información
Cómo se calcula:
- (# errores mensuales × costo promedio por error) × % de reducción esperada
C) Aumento de capacidad (sin contratar más gente)
Cuando automatizas, tu misma operación puede atender más:
- más órdenes
- más cotizaciones
- más clientes
- más tickets resueltos
Cómo se calcula:
- (incremento de volumen × margen por transacción) o
- costo evitado de contratar (1 FTE) si el crecimiento se logra sin aumentar dotación
D) Beneficios “difíciles” (pero reales)
Estos se pueden incluir, pero con cuidado:
- mejora en satisfacción del cliente (menos reclamos)
- mejor visibilidad (reportes automáticos)
- cumplimiento y trazabilidad
- reducción de riesgo operativo
Recomendación: si quieres un ROI “defendible”, cuantifica principalmente A, B y C, y deja el resto como beneficios cualitativos.
4. Método simple para calcular ROI en 6 pasos (modelo “gerencial”)
Este método sirve para presentar el caso en una reunión sin volverte técnico.
- Define el proceso a mejorar (ej. ventas, logística, soporte, inventario)
- Mide la línea base (tiempos actuales, errores, volumen mensual)
- Estima el impacto del software (reducción de tiempo/errores, aumento de capacidad)
- Convierte el impacto a pesos (CLP mensual)
- Calcula costos totales (desarrollo + adopción + operación)
- ROI + payback (cuándo se recupera la inversión)
Además del ROI, casi siempre conviene calcular:
Payback (meses para recuperar la inversión):
Payback = Costo total / Beneficio mensual
Esto es muy útil para pymes.
5. Ejemplo chileno: pyme de distribución que pasa de Excel a sistema a medida
Contexto
Pyme en Santiago dedicada a distribución de insumos (B2B).
Operación mensual promedio:
- 1.200 pedidos/mes
- 3 personas en backoffice (ventas + facturación + coordinación despacho)
- Gestión en Excel + correo + WhatsApp
- Errores frecuentes de stock y direcciones
Problemas actuales medidos (línea base)
1. Ingreso y coordinación de pedido
- Tiempo promedio actual: 12 minutos por pedido
- Con sistema (estimado): 5 minutos por pedido
- Ahorro: 7 minutos por pedido
2. Errores de despacho / datos
- 35 errores al mes
- Costo promedio por error: $18.000 (re-despacho, tiempo, compensación)
- Con sistema (estimado): baja 60%
3. Capacidad limitada en picos
- En meses de alta demanda se contrata apoyo part-time (20 horas/mes)
- Costo promedio: $10.000/hora
Supuestos conservadores
- Costo hora promedio backoffice: $10.000 CLP/hora
- Beneficios se calculan solo con: tiempo + errores + costo evitado
- Proyecto software a medida: $18.000.000 CLP
- Adopción/capacitación (15%): $2.700.000 CLP
- Operación (cloud + soporte): $350.000 CLP/mes
Cálculo de beneficios mensuales
A) Ahorro de tiempo
- 1.200 pedidos × 7 min = 8.400 min = 140 horas/mes
- 140 h × $10.000 = $1.400.000/mes
B) Reducción de errores
- 35 errores × $18.000 = $630.000/mes (costo actual)
- Reducción 60% → ahorro = $378.000/mes
- $378.000/mes
C) Costo evitado (apoyo part-time)
- 20 h × $10.000 = $200.000/mes
Beneficio bruto mensual total
- $1.400.000 + $378.000 + $200.000 = $1.978.000/mes
Beneficio neto mensual (restando operación)
- $1.978.000 - $350.000 = $1.628.000/mes
Payback
Costo total inicial:
- $18.000.000 + $2.700.000 = $20.700.000
Payback:
- $20.700.000 / $1.628.000 ≈ 12,7 meses
ROI anual estimado
Beneficio neto anual:
- $1.628.000 × 12 = $19.536.000
ROI anual aproximado:
- (19.536.000 - 20.700.000) / 20.700.000 = -5,6% (primer año, por costo inicial)
Pero desde el mes 13 en adelante, el negocio entra en retorno positivo fuerte, y el ROI de 24 meses se ve así:
Beneficio neto 24 meses:
- 19.536.000 × 2 = $39.072.000
ROI 24 meses:
- (39.072.000 - 20.700.000) / 20.700.000 = 88,8%
Lectura ejecutiva: inversión recuperada en ~13 meses y casi 90% de retorno en 2 años (sin contar beneficios cualitativos como mejor servicio, más control y menos estrés operativo).
6. Errores típicos al estimar ROI (y cómo evitarlos)
Error 1: “No hay ahorro porque igual les pago el sueldo”
Falso. Si no puedes reducir dotación, igual ganas capacidad: más pedidos, más ventas, mejor servicio o menos horas extra.
Error 2: No medir la línea base
Si no sabes cuántas horas se pierden hoy, el ROI se vuelve “sensación”. Basta con medir 1 semana y extrapolar.
Error 3: Sobreestimar impacto
Hazlo al revés: usa supuestos conservadores (30–60% de mejora, no 90–100%).
Error 4: Ignorar adopción y cambio
El software no genera valor si nadie lo usa bien. Considera capacitación y tiempos de transición.
Error 5: No sumar costos operacionales
Cloud, soporte y evolución existen. Inclúyelos desde el inicio.
7. Señales claras de que el ROI de software a medida será alto
Si te identificas con 3 o más, probablemente el retorno es positivo:
- El equipo duplica trabajo entre Excel, correo y sistemas
- Hay errores recurrentes que cuestan plata o reputación
- Dependen de una persona clave que “se sabe todo”
- No hay trazabilidad: “¿en qué estado está esto?”
- Los reportes se hacen a mano y llegan tarde
- El negocio crece, pero la operación se ahoga
- Se pagan muchas herramientas sueltas que no conversan
Calcular el ROI de un software a medida no es un ejercicio financiero complejo: es poner números a lo que tu equipo vive todos los días. Con una línea base simple, supuestos conservadores y foco en ahorros reales (tiempo, errores y capacidad), puedes construir un caso sólido para invertir con confianza.
Si quieres, en HDTI podemos ayudarte a estimar el ROI y el payback de tu idea en una sesión corta, con un modelo claro y aplicable a tu empresa.